Bildrechte erworben von Katrin Taepke
Wir sprachen mit Katrin Taepke, die in ihrem Blog www.micestens-digital ihre Erfahrungen und Tipps rund um effizientes Event-Management teilt. Sie hat 5 Tipps genannt, die das Event-Management vereinfachen. Lesen Sie hier mehr!
Event-Manager ist einer der stressigsten Berufe und vermutlich müssen wir Sie davon erst gar nicht überzeugen. Erst Recht in Zeiten, in denen Vorlaufzeiten immer knapper werden und der Personalmangel überall zu spüren ist. Damit Sie unter diesen neuen Bedingungen dennoch erfolgreich Ihre Events planen und umsetzen und zugleich eine Work-Life-Balance leben können, habe ich für Sie fünf wirkungsvolle Tipps mitgebracht, mit denen Sie Ihr Event-Management deutlich vereinfachen.
1) Bauen Sie sich ein Netzwerk in der MICE-Branche auf
Beziehungen schaden nur dem, der keine hat. Dabei geht es bei den Beziehungen in der Eventbranche vor allem darum, dass Sie wissen, welcher Dienstleister was besonders gut kann oder welche Event-Location sich für welches Vorhaben am besten eignet. Genau deshalb brauchen Sie ein Netzwerk von Profis in allen Gebieten der Eventplanung und -durchführung. Idealerweise kennen Sie ein paar spannende Destinations, außergewöhnliche Locations, zuverlässige Technik- und Cateringdienstleister und viele andere mehr. Denn so verkürzen Sie den Prozess der Recherche und der Angebotsphase für Sie und für die andere Seite deutlich und haben zugleich bei Ihrer Wahl ein richtig gutes Gefühl.
Aber auch Gleichgesinnte, sprich Eventplaner wie Sie, sollten zu Ihrem Netzwerk zählen, damit Sie mit einer kurzen E-Mail oder einem kurzen Telefonat sich zu bestimmten Fragen oder Herausforderungen austauschen können.
Aus diesem Grunde empfehle ich Ihnen, Networking-Events fest in Ihren Terminkalender einzuplanen und dort wertvolle Kontakte zu knüpfen.
2) Standardisieren Sie, was standardisierbar ist
Bevor Sie jetzt befürchten, dass Ihre Events zum Einheitsbrei werden sollen, kann ich Sie beruhigen. Nein, das sollen Sie natürlich nicht machen.
Standardisieren Sie hingegen das, was standardisierbar ist und wobei sich so richtig Zeit sparen lässt. In dieser dann freigewordenen Zeit stecken Sie all Ihre Energie und Kreativität und kreieren Events, die wirklich begeistern.
Ein paar Beispiele:
Den Anmeldeprozess rund um Ihre Events können Sie ganz leicht standardisieren. Nutzen Sie dafür ein professionelles Teilnehmer-Management-Tool und verabschieden Sie sich von Exceltabellen in unzähligen Farben und Datumsvarianten. Solche Tools haben individuell anpassbare Anmeldeformulare – natürlich in Ihrem Branding – und machen die Verwaltung aller Anmeldungen einfach. Von automatischen Buchungsbestätigungen, über selbst korrigierbare Buchungen bis hin zu automatisiert erstellten Rechnungen ist heute alles möglich.
Sie haben viele Referenten und wollen diese möglichst effizient managen? Setzen Sie auch dafür einen standardisierten Prozess auf. Am besten einen, der mit einem Einreichungsformular beginnt und dann über ein digitales Projektmanagement-Tool oder eine Abstract-Management-Lösung im Falle von wissenschaftlichen Konferenzen die Beiträge und Referenten durch alle Prozesse weiterreicht.
Sie verwalten die vielen Sonderanfragen und -angebote für Ihre Aussteller in Excel und manuell? Dann übertragen Sie diesen Prozess einmal in ein digitales Projektmanagement-Tool wie Asana und sparen sich dabei 90 Prozent Ihrer “zur Info” E-Mails. Zugleich haben alle Beteiligten Ihres Projektes stets den Überblick – in Echtzeit und auch dann, wenn Sie krank oder im Urlaub sind.
3) Nutzen Sie digitale Lösungen für standardisierte Prozesse
Standardisierungen sind das Eine. Das Andere sind die passenden digitalen Lösungen dafür. Je nach Komplexität, Größe und Budget Ihres Events lohnt sich der Einsatz folgender Software:
- Teilnehmer-Management-Software
Diese verwaltet alle Anmeldungen vom ersten Eingang, über die Rechnung bis zum Check-in vor Ort oder auch der Auswertung von Anwesenheitsdaten für Zertifikate oder für das Event-Reporting. - Event-Management-Software oder Projektmanagement-Software
Ob Sie nun eine spezielle Event-Management oder eine Projektmanagement-Software nutzen, bleibt Ihnen überlassen. Hauptsache, Sie managen die Aufgaben nicht mehr in Excel. Denn Excel ist eine Tabellenkalkulation und eignet sich daher für Budgets und Kalkulationen hervorragend – nicht jedoch für das kollaborative Arbeiten an komplexen Projekten. - E-Mail-Marketing-Lösungen
Manchmal ist eine E-Mail-Lösung für das Einlademanagement in einer der vorgenannten Lösungen enthalten. Falls nicht, brauchen Sie dafür unbedingt ein professionelles Tool, das unterscheiden kann, wer schon angemeldet ist und wer nicht und nebenbei auch optisch ansprechend ist. - Event-App
Bei einem großen Event lohnt sich der Einsatz einer Event-App. Sie ersetzt das gedruckte Programm und ist dabei stets aktuell. Zudem können Sie darüber in Echtzeit mit allen Teilnehmern kommunizieren – z.B. über die Push-Nachrichten. - Feedbackbögen
auf Papier gehören der Vergangenheit an. Heute gibt es zahlreiche digitale Lösungen, die in Echtzeit die Ergebnisse anzeigen. Stundenlanges Abtippen der Bögen adé.
4) Widerstehen Sie dem Tool-Wildwuchs
Die Zahl der digitalen Lösungen, die es auf dem Markt gibt, wächst stetig und vermutlich auch in Ihrem Hause. Wenn Sie allein daran denken, wo überall Nachrichten eintreffen können: E-Mails, Telefonate, Slack- oder Trello-Nachrichten, Teams-Messages, Whatsapp-Nachrichten, im LinkedIn-Postfach, auf Instagram und vieles mehr. Das kann schnell kognitiv überfordern. Doch noch gravierender ist es, wenn Ihre Event- und Teilnehmer-Daten in unterschiedlichsten Systemen liegen und nicht synchronisiert sind. Dann kommt es schnell zu Dubletten und unterschiedlichen Datensätzen. Manuell werden Sie der Sache kaum Herr. Entscheiden Sie sich daher für möglichst wenige, aber leistungsfähige Tools. Prüfen Sie, ob Sie mit den vorhandenen Tools das gewünschte Ergebnis auch erzielen können oder ob sich das neue Tool in das vorhandene System integrieren lässt.
Sie brauchen bei allem, was Daten betrifft, eine “Single Source of Truth”.
5) Setzen Sie auf Schnittstellen und Integrationen statt manueller Ex- und Imports
Je mehr Tools Sie im Einsatz haben, desto häufiger sind Sie als Planer mit Ex- und Imports und dem Abgleich von Daten beschäftigt. Oder schlimmer noch: Sie kreieren Datensilos und damit widersprüchliche und doppelte Datensätze. Setzen Sie daher unbedingt auf Lösungen, die Integrationen zu vorhandenen Tools anbieten oder lassen Sie sich Schnittstellen programmieren.
Wie wertvoll eine einzige, “kleine” Schnittstelle sein kann, zeigt ein Webinar-Beispiel:
Für ein Webinar nutzen Sie das Anmeldeformular Ihrer CRM- oder Marketing-Lösung. Über diese erstellen Sie die Bestätigungsmails und die Reminder für Ihr Webinar. Dank Schnittstelle werden automatisch die Anmeldedaten an Ihr Webinartool oder Ihre Event-Plattform übertragen. So hat Ihr Zuschauer auch bei einer Anmeldung in letzter Sekunde noch Zugriff zum Live-Webinar und kommt “problemlos rein”. Setzen Sie auch eine Schnittstelle für den Weg “zurück” ein, können Sie auch bei den Follow-up-Mails zielgerichtete Nachrichten versenden. Diejenigen, die dabei waren, erhalten einen anderen Text, als diejenigen, die sich zwar angemeldet haben, aber nicht live zugeschaltet haben. Dank der beiden Schnittstellen, läuft der ganze Prozess im Hintergrund automatisch ab und Sie können sich auf die Moderation, den Chat oder Ihren Vortrag konzentrieren.
Fazit
Event-Management ist nach wie vor eine sehr herausfordernde Aufgabe. Leichter und effizienter gelingt Ihnen diese, in dem Sie digitale Lösungen zielgerichtet einsetzen und zugleich dem Tool-Wildwuchs widerstehen. Hier gilt wie so oft im Leben: “Weniger ist mehr”.
Über die Autorin Katrin Taepke – hat in den letzten 27 Jahren unterschiedlichste Messen, Kongresse und Events federführend organisiert. Ihre Erfahrungen sowie Tipps rund um effizientes Event-Management und Events, die begeistern, gibt sie auf ihrem Blog www.micestens-digital.de weiter. Seit 2018 ist sie als Beraterin für digitale Event-Tools und effizientes Event-Management aktiv.